Як працювати ефективно в домашніх умовах: поради EPAM

22.03.2020   14:24 — Агенцiя

Компанія «EPAM Україна» у зв’язку із карантином перевела весь свій штат на віддалену роботу. Олексій Федорко, керівник навчальних програм компанії у свої статті розповідає, як краще організувати роботу, коли працюєш вдома.

Нові часи — нові правила.

Відтепер на час карантину миємо руки не менше 20 секунд (або тричі проспівавши HappyBirthdaytoyou), уникаємо поїздок та скупчень людей і працюємо з дому. Чи легко дається формат WFH (work from home)? Це залежить від багатьох факторів. Є свої переваги і недоліки, але він дійсно вимагає самоорганізації і самодисципліни. На що варто звернути увагу від початку, якщо у вас не було подібного досвіду, як створити свою робочу модель, які можуть бути бар’єри і як їх долати? Поговоримо докладніше.

Умовно я б розділив підготовку до WFH на декілька напрямків — простір, час і самоорганізація.

1. Простір

Вдома ви звикли відпочивати, тому багато речей будуть відволікати вас від роботи. Якщо вам пощастило мати окремий робочий кабінет, чудово! Якщо ні, створіть робочу зону вдома. Призвичайте себе до думки, що це місце «стіл-стілець», де ви лише працюєте. Ніяких розваг. А ось зона «диван-телевізор» виключно для відпочинку.

Кожного разу, попадаючи в робочу зону, ви налаштовуватиметеся на відповідний настрій. Раджу також розмістити тут асоціативні «якірці», які будуть нагадувати про роботу. Це можуть бути сувенірні вироби з логотипами, плакати, прапорці, фото з командою, нагороди тощо), все що символізує для вас вашу роботу.

2. Час

Ще одне ваше завдання — розмежувати часові проміжки між роботою та дозвіллям. Коли ми працюємо в офісі, наш день досить структурований: вранці ми встаємо, снідаємо, добираємось і т.д. Кожен етап — своєрідний кордон між різними видами діяльності, який дозволяє мозку завершити попередню діяльність і перейти до нової. Але коли ми працюємо з дому, ситуація інша. Ми можемо прокинутися, перевірити пошту… і залипнути в ділову переписку. Нам не треба поспішати, ми включаємося у справи і тільки в обід отямлюємось, що час поснідати.

Тут варто згадати базові навички тайм-менеджменту:

• Необхідність планувати свій день по блокам, включаючи блок «відпочинок». Він має бути окремим від роботи.
• Важливо в календарі чітко прописати — «встаю, зарядка, сніданок», щоб не взятися відразу до справ. Робити це вдома навіть важливіше, ніж на роботі, бо там відповідальність за розпорядок більше на працедавці, а вдома — виключно наша.
• Створіть ритуали. Наприклад, увечері робота завершується зміною діяльності. Коротка 30-хвилинна прогулянка, спілкування з близькими дають сигнал мозку про переключення в «домашній режим». Раджу перечитати: Глеб Архангельський «Тайм-драйв», Девід Аллен «Getting Things Done», Максим Дорофєєв «Джидайские техники».

3. Самоорганізація

В цьому блоці ми поговоримо про блокери. Те, що може заважати роботі WFH на початку. Отже:

Родина. Ми їх любимо 24/7, але працюючи з дому, часто зіштовхуємось з обманутими очікуваннями з боку ближніх: якщо ти вдома, буде більше спільних ігор, чаювання, уваги. Це очікування впливає на здатність зосередитися на завданнях. Як можна вирішити це питання?

    Фіксувати домовленості. Наприклад, з 9:00 до 18:00 я умовно одягаю бейджик, піджак, будь-який інший атрибут офісного стилю, працюю. Вдома про це знають і не турбують. Але потім іду в парк, на прогулянку, граюсь з дітьми чи роблю домашні справи. І тут важливо дотримуватися домовленостей з обох боків.

    Йти на компроміси. Наприклад, вставати раніше за всіх. Ті ж письменники встають дуже рано, о 5 ранку і працюють до обіду. Всі в родині попереджені і не турбують у вказаний час. Або можна спробувати підлаштувати графік, щоб не співпадав з графіком домочадців, і попрацювати пізніше, коли вже всі сплять.

Прокрастинація. Вдома почуваєшся розслаблено: йшов повз диван, захотілось полежати, перевірити соцмережі тощо. Подібні дії відволікають і знижують ефективність роботи. Але тут постає питання більше про залученість, мотивацію. Якщо перші два пункти з простором і часом ви зробили і це не допомогло, спробуйте дуже просту практику. Суть її в тому, щоб ставити три цілі – на рік, на місяць, на день. Згідно зі своїми пріоритетами, виберіть три цілі на день, запишіть і повісьте десь на видному місці в робочій зоні, своєрідний менеджер завдань. Періодично підглядайте на цей «якорець» і викреслюйте пункти, яких досягли.

4. Робота в команді в форматі WFH

Тут є відмінності від організації самостійної роботи. І додаткові складнощі. Наприклад:

    Я не відчуваю команду. Рішення — більше «підтримуючих» дій. Наприклад, онлайн-зустрічі, зідзвони, на яких можна обговорити всі хвилюючі питання в команді. Навіть, якщо це питання, пов’язані з організацією роботи з дому. Як швидко можна налагодити ефективні комунікації і відчути дух команди? На це питання не має єдиної відповіді. Хтось налагоджує роботу швидше, а хтось так і не справляється через брак традиційного спілкування в офісі. Я б радив організовувати більше відео-чатів, щоб люди бачили інших членів команди, їхні емоції. До прикладу, ті ж соціальні мережі, де люди проводять багато часу, формують надзвичайну емоційну залученість — оці всі смайлики, лайки, емодзі дуже важливі. Їх можна використовувати у віддаленій роботі також в якості емоційного інтерактива. Також можна частіше включати вебкамери, влаштовувати онлайн-трансляції, щоб додати ефекту присутності «як у офісі».

    Я не впевнений, що можу ефективно керувати командою і що всі працюють так само, як в офісі. Я б радив почати з формування довіри. В роботі команд віддалено є спокуса відразу ж додати більше мікроменеджмента і контроля. Проте, навчіться довіряти і не перекладати свої тривоги на здорові голови інших членів команди. Продовжуйте фокусуватися на задачах і проводити традиційні статуси: обговорили, що заплановане, що зроблене.

    Мені важко приймати оперативні рішення, коли команда віддалена. Багато людей люблять працювати face-to-face, бо це дозволяє швидше і ефективніше вирішувати проблеми. Знаю, що деякі команди домовляються про те, що в певні часові проміжки вони можуть без попередження додавати інших на мітинг, дзвінок, якщо є потреба терміново порадитися.

    Коли я працюю віддалено, це негативно впливає на мою креативність. Є припущення, що ізоляція впливає на генерування нових ідей. Але наш мозок працює так: є два режими мозку — фокусований (довго думаємо над проблемою) та розслаблений (коли починають вибудовуватися нові зв’язки в мозку і народжуються нові ідеї, так званий «ефект aha!». Тому раджу переключатися між видами діяльності, завданнями і це допоможе генерувати нові ідеї.

    Як налагодити комунікації в команді у віддаленому режимі? Найважливіше у WFH — бути в одному інфополі з усіма. Людина може організувати себе, родина звикне до нового формату, але щоб ефективно організувати команду, треба постійно спілкуватися. Витратіть час і домовтеся про єдині правила, ритуали, як можна вирішувати оперативні питання, чи хоче команда постійно тримати камери включеними, в які години можна турбувати, в які ні. Дуже підтримуючими є оффлайн зустрічі з командою – бажано раз на квартал, мінімум раз на рік. Але звісно, після закінчення карантину.

Робота з дому не є якимось унікальним явищем, про це вже багато говорили, писали. Тому перегляньте ще раз матеріали, які дозволять краще організуватися в поточній ситуації. Підходів багато, з практикою ви напрацюєте свій метод.

джерело