Про Правила організації діловодства та архівного зберігання документів
На розширеній нараді з заступниками міського голови, начальниками відділів та управлінь міської ради, головами Деснянської та Новозаводської районних в місті рад, керівниками міських органів державної виконавчої влади, міських служб та засобів масової інформації начальник архівного відділу Чернігівської міської ради Геннадій Крисько проінформував учасників наради про Правила організації діловодства та архівного зберігання документів.

Зокрема він зазначив, що Міністерство юстиції України наказом від 18.06.2015 № 1000/5 затвердило Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях. Одночасно з набуттям чинності цими новими правилами втратили чинність Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р. № 16.
Правила зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181. Вони встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі — установи). Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами. Особливості організації діловодства зі службовими документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян щодо запитів на інформацію визначаються іншими нормативно-правовими актами. А особливості організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання визначаються Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 р. № 1886/5.
Відповідно до Правил за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату і несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами відповідає керівник установи. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах відповідають їх керівники.
Установи організовують діловодство відповідно до затвердженої інструкції з діловодства установи. Організація діловодства в установах покладається на самостійні структурні підрозділи з діловодства (документаційного забезпечення), загальні відділи, канцелярії тощо або особу, відповідальну за діловодство в установі, — секретаря, діловода (далі — служба діловодства). Організація діловодства в структурних підрозділах установ покладається на спеціально призначену для цього особу, у посадовій інструкції якої зазначаються ці обов’язки.
Архів є самостійним структурним підрозділом або може входити до складу служби діловодства установи. У малочисельних установах призначається особа, відповідальна за ведення архіву установи. Служба діловодства та архів, якщо вони є самостійними підрозділами, працюють на підставі положень про них, що погоджуються і затверджуються згідно із законодавством. Якщо функції організації діловодства в установі або ведення архіву установи покладено на відповідальну особу, у посадовій інструкції посадової особи зазначаються ці обов’язки, її права та відповідальність.
Вилучення (виїмка) оригіналів службових документів із документаційного та архівного фондів установи повинно(а) бути тимчасовим(ою) і лише у випадках, передбачених законом. У разі вилучення (виїмки) оригіналів документів, що здійснюється за письмовою вказівкою керівника установи, в установі обов’язково залишаються засвідчені копії цих документів. Документи Національного архівного фонду, вилучені відповідно до закону за вмотивованим рішенням слідчого, судді, суду, підлягають обов’язковому поверненню установі, але не пізніше ніж через один рік після провадження у справі. Розпорядчим документом установи затверджуються положення про структурні підрозділи, інструкції, правила, порядки та інші документи нормативно-правового або нормативного характеру.
З Правилами можна ознайомитися на офіційному Веб-порталі Державної архівної служби України (http://www.archives.gov.ua) або на офіційному Веб-порталі Чернігівської міської ради (http://www.chernigiv-rada.gov.ua) у розділі порталу – «Нагальні питання» – «Архівна справа і діловодство». Посилання на наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15
Останні новини Чернігівщини
На Ніжинщині поліцейські затримали жінку, яка підозрюється у вбивстві своєї матері 17:17
Оперативники кримінальної поліції відділення №3 (м. Борзна) Ніжинського райуправління поліції затримали 56-річну мешканку Борзни, яка завдала своїй матері смертельних тілесних ушкоджень. Жінку помістили до ізолятора тимчасового тримання.
У Чернігові дитина випала з вікна: поліція розслідує обставини травмування хлопчика 16:37
Співробітники Чернігівського районного управління поліції розслідують обставини, за яких хлопчик 2022 року народження випав з вікна другого поверху. Наразі дитину госпіталізовано до лікарні.
«Пліч-о-пліч: згуртовані громади»: Новгород-Сіверська громада отримала від партнерів зі Львівщини пожежний автомобіль 16:16
Днями в межах проєкту «Пліч-о-пліч: згуртовані громади» Новгород-Сіверську ТГ відвідала делегація Мурованської територіальної громади Львівської області на чолі із сільським головою Богданом Свистуном.
Поліція розслідує обставини ДТП в Корюківському районі, в якій травмувалися двоє неповнолітніх пасажирів 15:42
Поліцейські розслідують кримінальне провадження за фактом ДТП на автодорозі Холми-Жукля Корюківського району, внаслідок якої постраждали двоє неповнолітніх.
«Просвіт пам’яті»: медики Михайло-Коцюбинської громади вшанували загиблого колегу 15:11
Молодший сержант Олексій Шестаков народився 9 березня 1976 року у Донецьку. Там же у 1992 році закінчив школу. Після навчання у Донецькому державному медичному університеті молодий стоматолог у 1998 році приїхав до Чернігова проходити інтернатуру за розподілом в Чернігівській міській лікарні.