Інформ-агенція «Чернігівський монітор»: RSS Twitter Facebook

Інформ-агенція «Чернігівський монітор»

Вівторок, 31 березня, 11:34:14

Про стан виконавської дисципліни та організацію контролю в міській раді за 1 півріччя 2014 року

02.07.2014   11:34

Основним завданням діловодної служби міської ради є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами. Це важлива ланка організації управління, від якої залежить оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління будь якої установи, рівень культури праці управлінського персоналу. Про виконавську дисципліну та організацію контролю у міській раді доповідала на розширеній нараді начальник загального відділу міської ради Алла Редік.

Правила документування у міській раді, виконкомі, структурних підрозділах, викладено в інструкції з діловодства, порядку здійснення контролю, регламентах міської ради та виконкому. Незнання та недотримання їх вимог посадовими особами ускладнює технічну роботу в міській раді, унеможливлює організацію виконання належним чином покладених на відповідний підрозділ завдань.

Дотримання вимог нормативно-правових актів щодо ефективності діловодства це важлива складова нашої роботи ще і тому, що міська рада є фондоутворювачем документів, віднесених до національного архівного фонду. А. Редік назвала присутнім перелік нормативно-правових актів, якими потрібно керуватися в роботі при опрацюванні та підготовці документів, організації контролю за їх виконанням.

У першому півріччі 2014 року структурні підрозділи Чернігівської міської ради здійснювали системну роботу щодо забезпечення виконання завдань, визначених актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженнями та дорученнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями обласної ради.

За цей період загальним відділом Чернігівської міської ради було отримано та зареєстровано 3855 документів:

законів України – 12;

постанов Верховної Ради України – 6;

постанов Кабінету Міністрів України – 33;

розпоряджень голови облдержадміністрації – 67;

розпоряджень голови облдержадміністрації та

голови обласної ради – 3;

рішень обласної ради – 9;

розпоряджень голови обласної ради – 2;

листів органів влади вищого рівня, правоохоронних органів,

організацій, установ та підприємств – 3463;

звернень депутатів усіх рівнів – 87;

запитів на публічну інформацію – 150.

На виконання документів органів влади вищого рівня та відповідно до плану роботи міської ради і виконавчого комітету протягом І півріччя 2014 року відбулось 5 засідань міської ради, на яких ухвалено 77 рішень, проведено 17 (основних – 9) засідань виконавчого комітету, прийнято 182 рішення, видано 253 розпорядження міського голови. Серед них найбільш актуальні питання засідань міської ради, виконавчого комітету та розпоряджень міського голови :

- сприяння залученню інвестицій та розвитку туристичного потенціалу міста Чернігова;

- енергозбереження в установах, на підприємствах різних форм власності;

- транспортне забезпечення населення міста;

- житлово-комунальне господарство та благоустрій міста;

- охорона здоров'я ;

- соціальна підтримка сімей та осіб, які опинилися у складних життєвих обставинах;

- забезпечення реалізації прав ветеранів та дітей в Україні.

Обов'язковому контролю за своєчасним та якісним виконанням у міській раді підлягають:

закони України;

укази, розпорядження, доручення Президента України;

постанови Верховної Ради України;

постанови, розпорядження, доручення Кабінету Міністрів України;

рішення обласної та міської рад, виконавчого комітету міської ради;

розпорядження голів обласної державної адміністрації, обласної ради, міського голови;

доручення голів обласної державної адміністрації, обласної ради та їх заступників, міського голови;

запити та звернення депутатів усіх рівнів;

запити від правоохоронних органів;

запити на інформацію відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».

Із загальної кількості третина документів було взято на контроль. Це документи, що відображають суспільно-політичну та економічну ситуацію в державі та регіоні, а саме програми та заходи з їх реалізації:
- економічного і соціального розвитку області на 2014 рік;
- запобігання проявам корупції в органах виконавчої влади та місцевого самоврядування області на 2014 рік;
- модернізації комунальної теплоенергетики Чернігівської області на 2011-2015 роки;
- промислового розвитку Чернігівської області до 2015 року;
- забезпечення підвищення рівня оплати праці в області до 2017 року;
- подолання та запобігання бідності на період до 2015 року;
- зайнятості населення Чернігівської області на 2012-2014 роки;
- реформування і розвитку житлово-комунального господарства Чернігівської області на 2011 -2014 роки;
- розвитку житлового будівництва в області на 2012-2013 роки;
- розвитку малого підприємництва на 2012-2013 роки;
- захисту прав споживачів у Чернігівській області на 2014-2015 роки;
- побутового, медичного обслуговування ветеранів війни та постійної соціальної опіки на 2014 рік;
- Національної стратегії розвитку освіти в області на період до 2021 року;
- Державної цільової програми підтримки сім’ї до 2016 року;
- виконання заходів Національного плану дій щодо реалізації Конвенції ООН про права дитини на період до 2016 року;
- документи щодо організації позачергових виборів Президента України та часткової військової мобілізації, забезпечення

прав переселенців та біженців.

Інформації про хід виконання програм у 1-му півріччі були надані своєчасно. Найбільше навантаження у цій роботі традиційно прийшлося на управління економіки, житлово-комунального господарства.

Загальний відділ, на який покладено організаційно – технічне забезпечення контролю у міській раді, послідовно працює в напрямку налагодження взаємодії з управліннями та відділами з питань виконання контрольних документів.

Згідно з Порядком здійснення контролю відділ щоквартально готує довідку про стан виконавської дисципліни, щотижнево нагадує виконавцям про строки виконання документів, проводить Дні контролю, веде довідкову контрольну картотеку, вирішує питання перенесення строків з відділом контролю ОДА.

Типові та індивідуальні строки виконання документів визначені законодавчо. Ці терміни виписані в Порядку організації здійснення контролю в міській раді.

Доповідач навела приклади окремих строків виконання документів:

Подання прокурора з вимогами щодо усунення порушень закону, причин та умов, що їм сприяли, притягнення осіб до передбаченої законом відповідальності, відшкодування шкоди, скасування нормативно-правового акта, окремих його частин або приведення його у відповідність із законом, припинення незаконних дій чи бездіяльності посадових і службових осіб - у визначений прокурором строк, що обчислюється з дня надходження подання.

Постанова прокурора про ініціювання притягнення особи до адміністративної відповідальності - у десятиденний строк з дня її надходження, якщо інше не встановлено законом.

Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів владних повноважень (далі - запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію - не більше п'яти робочих днів від дня надходження запиту.

У разі, коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше, ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.

У разі, коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше, ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.

Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

А. Редік наголосила, що повна відповідальність за стан виконавської дисципліни у структурних підрозділах лежить на керівникові. Якщо виконання документа покладено на декількох осіб, то
координація цієї роботи та узагальнення інформації здійснюється особою, зазначеною першою в резолюції, яка і несе відповідальність за виконання документа. Їй надається право уточнення завдання чи резолюції, скликання співвиконавців, підпису узагальнюючих матеріалів, звітів або інформації про виконання документів.

Співвиконавці надають відповідальному виконавцю необхідну інформацію не пізніш, ніж за 3 дні до закінчення контрольного строку.

Якщо виконання документа у визначені строки неможливе, виконавець завчасно, не пізніше, ніж за 5 днів до закінчення контрольного строку, повинен обґрунтувати міському голові чи заступнику міського голови, який відповідно до розподілу функціональних обов'язків давав доручення щодо виконання документа, причини його невиконання та внести відповідні пропозиції стосовно продовження строку контролю.

Продовження строку виконання документів здійснюється виключно посадовими особами, які видали документи або дали доручення щодо їх виконання. У разі необхідності готується лист до органів влади вищого рівня з проханням продовжити строк виконання.

Зрозуміло, що йдеться про документи, що знаходяться на довгостроковому контролі. Адже сьогодення вимагає від нас швидко реагувати на ситуації, що складаються у суспільстві. Часом приходять документи, де строк виконання сьогодні на сьогодні, або і на вчора. Працівники загального відділу завжди оперативно доповідають керівництву міської ради та виконкому про такі документи і швидко передають їх на виконання у структурний підрозділ відповідно до резолюції.

Причинами несвоєчасного виконання документів частіше є неналежний рівень планування та здійснення контролю за виконанням завдань, визначених у контрольних документах керівниками відповідних структурних підрозділів.

З метою зміцнення виконавської дисципліни у міській раді протягом звітного періоду загальним відділом здійснювались наступні заходи:

щоденно працівниками загального відділу надаються консультації з питань діловодства та контролю;

щоквартально готувався розділ "Здійснення контрольних функцій" у планах роботи виконкому міської ради та довідка заступнику міського голови – керуючому справами виконкому про стан виконавської дисципліни;

щоп`ятниці заступникам міського голови, керівникам відділів та управлінь міської ради надавався перелік контрольних документів, термін виконання яких закінчується на наступному тижні;

проводились Дні контролю у структурних підрозділах міської ради, під час яких надавалась практична допомога з ведення діловодства та здійснення контролю за розпорядчими документами, знаходились шляхи вирішення проблемних питань.

у листопаді 2013 року проведено семінар-навчання на тему "Діловодство в органах місцевого самоврядування";

у 2013 р. відповідно до графіка, затвердженого міським головою Соколовим О.В., проведено комплексну перевірку діяльності структурних підрозділів Чернігівської міської ради (зі статусом юридичної особи) та Деснянської, Новозаводської районних у місті Чернігові рад, комунальних підприємств міської ради.

У 1-му кварталі 2014 року завдання, визначені в документах органів влади вищого рівня та правоохоронних органів, були виконані, в основному, в повному обсязі.

Але існували поодинокі випадки несвоєчасного виконання документів. Запізнення зафіксовані по одному документу та на один день відповідно управліннями архітектури, освіти, фінансів, земельних ресурсів та юридичним відділом. Всі вони стосувалися запитів прокуратури та запитів на публічну інформацію.

У зв'язку з загостренням суспільно-політичної ситуації в країні почастішали запити від правоохоронних органів, зокрема, прокуратури. Всього у 1 півріччі до міської ради надійшло 159 запитів від правоохоронних органів. Найбільше від органів прокуратури різного рівня.

Структура запитів прокуратури така:
- Прокуратура обл. – 10
- Прокуратура міста – 72
- Чернігівська прокуратура з нагляду за додержанням законів

у транспортній сфері – 8
- Чернігівська міжрайонна прокуратура з нагляду за додержанням законів у природоохоронній сфері – 2

Всього на контролі – 92 запити

Як недолік у роботі з документами залишається актуальною тенденція надання відповіді в день закінчення контрольного терміна виконання документа, особливо це стосується документів систематичного та довгострокового виконання. На цей факт неодноразово було наголошено в доповідних записках про виконавську дисципліну, а також на семінарі-навчанні з питань діловодства та виконавської дисципліни.

Є зауваження до підготовки проектів рішень виконкому. Якщо при підготовці проектів рішень міської ради виконавців дисциплінує графік проведення депутатських комісій, то при підготовці проектів рішень виконкому відчувається тенденція менш відповідального ставлення до роботи.

Начальник загального відділу нагадала, що регламентом виконкому визначено, що проекти рішень МВК подаються до загального відділу за 3 робочі дні до засідання виконкому. Потрібно зважати, що після того, як порядок денний засідання сформовано, матеріали надаються для вивчення в прокуратуру на відповідність законодавству України і власним розпорядчим документам міської ради, а тому будь-які додатки розцінюються як порушення Регламенту.

Під час візування проектів рішень, керівники мають вносити зауваження на окремому аркуші, як того вимагає інструкція з діловодства ( пп.4.3.1.26), а не на полі самого документу.

У випадку, коли документ, надісланий на виконання, не відноситься до компетенції підрозділу, необхідно погодити з керівником заміну виконавця та повідомити про це загальний відділ з метою передачі листа за призначенням.

Вихідні документи міської ради, особливо до органів влади вищого рівня, що готуються підрозділами за підписом міського голови, секретаря ради, заступників міського голови, мають бути юридично правильними, об'єктивними, вміщувати конкретні пропозиції, максимально стислими, без повторень та вживання слів, які не несуть смислового навантаження, оформленими за встановленою формою згідно з реквізитами, складеними на відповідних бланках. При складанні тексту обов'язково потрібно дотримуватися вимог інструкції з діловодства.

Найближчим часом у міській раді впроваджуватиметься система електронного документообігу, уже подана заява на отримання посилених сертифікатів відкритих ключів для забезпечення застосування електронних цифрових підписів та печаток.

Ця робота буде регламентуватися:

Законами України: „Про електронні документи та електронний документообіг”, „Про електронний цифровий підпис”,
Постановами Кабінету Міністрів України:

- від 28 жовтня 2004 року № 1452 „Про затвердження порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності”,

- від 26 травня 2004 року № 680 „ Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу”

Наказом Департаменту спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації Служби безпеки України від 13 січня 2005 року № 3 „Про затвердження Правил посиленої сертифікації” (із змінами та доповненнями).

На думку доповідача, структурні підрозділи міської ради в цілому готові до переходу на електронний документообіг, всі передумови для цього існують.
 

Останні новини Чернігівщини

Чернігівщина отримала медзасоби для лікувальних закладів

Чернігівщина отримала медзасоби для лікувальних закладів 10:58

До Чернігівської області, як і в інші регіони країни, надійшла партія вкрай необхідних медзасобів та захисного спорядження для медиків та екстрених служб для здійснення заходів з протидії коронавірусу.

На збуті наркотиків військова прокуратура затримала у Чернігові старшого сержанта ЗСУ

На збуті наркотиків військова прокуратура затримала у Чернігові старшого сержанта ЗСУ 10:14

30.03.2020 за процесуального керівництва військової прокуратури Чернігівського гарнізону Центрального регіону України в рамках кримінального провадження за ст. 307 ч. 1 КК України викрито та затримано після збуту наркотичних засобів фельдшера медичного пункту однієї з військових частин, дислокованої на Чернігівщині.

Опалювальний сезон в Ніжинській міській ОТГ буде припинено

Опалювальний сезон в Ніжинській міській ОТГ буде припинено 09:56

30 березня під головуванням міського голови відбулося позачергове засідання виконавчого комітету Ніжинської міської ради.

У вищому професійному училищі побутового обслуговування шиють маски для медиків

У вищому професійному училищі побутового обслуговування шиють маски для медиків 09:32

У чернігівському Вищому професійному училищі побутового обслуговування зараз шиють маски для медиків. У першу чергу - з другої міської лікарні, яка визначена опорною в лікуванняі хворих з коронавірусом.

АНОНСИ ПОДІЙ

Всі новини